Pour la loi, les archives privées sont toutes les archives qui ne sont pas publiques. Il peut s’agir d’archives d’une famille, d’une entreprise, d’une association, d’un syndicat ou parti politique, d’un architecte, d’un scientifique, d’un particulier…

La compétence des archives départementales vis-à-vis des archives privées est facultative. Elles ne sont pas tenues légalement d’en assurer la collecte, la conservation, le classement, la communication et la valorisation culturelle.

Elles peuvent toutefois être amenées à accueillir et conserver des fonds ou des documents d’origine privée de grand intérêt historique, scientifique ou artistique.

Modes d'entrée

Il existe 6 modes d’entrée aux archives départementales :

• L’achat
  Cette cession à titre onéreux ne peut être assortie par le vendeur de conditions particulières relatives à l’exploitation ultérieure des documents.
• La dation
  Il s’agit d’un impôt réglé en nature. Ce mode d’entrée concerne des fonds de haute valeur marchande. La demande, à l’initiative du contribuable, doit être acceptée par la commission des dations.
• Le don
  Il s’agit d’une libéralité qui doit recevoir l’accord du donataire. Il est effectif dès que l’acte de donation ou le document attestant du don est signé et que le conseil général l'a accepté. Le donateur peut assortir son don de conditions particulières d’exploitation des documents.
• Le legs
  Il se rapproche dans sa nature du don, mais est effectif à la mort du donateur.
• Le dépôt 
  Il s’agit d’un mode d’entrée à titre précaire. Le déposant confie la conservation des documents aux archives départementales, mais en reste propriétaire. Il peut assortir le dépôt de conditions particulières d’exploitation des documents formalisées dans un contrat de dépôt.
• Le prêt pour reproduction
  Les documents sont confiés aux archives départementales le temps de leur reproduction. Les conditions particulières d’exploitation des reproductions sont fixées par une convention.