Pour la loi, les archives privées sont toutes les archives qui ne sont pas publiques. Il peut s’agir d’archives d’une famille, d’une entreprise, d’une association, d’un syndicat ou parti politique, d’un architecte, d’un scientifique, d’un particulier…

La compétence des archives départementales vis-à-vis des archives privées est facultative. Elles ne sont pas tenues légalement d’en assurer la collecte, la conservation, le classement, la communication et la valorisation culturelle.

Elles peuvent toutefois être amenées à accueillir et conserver des fonds ou des documents d’origine privée de grand intérêt historique, scientifique ou artistique.

 
Modes d'entrée

Il existe 6 modes d’entrée aux archives départementales :

• L’achat
  Cette cession à titre onéreux ne peut être assortie par le vendeur de conditions particulières relatives à l’exploitation ultérieure des documents.
• La dation
  Il s’agit d’un impôt réglé en nature. Ce mode d’entrée concerne des fonds de haute valeur marchande. La demande, à l’initiative du contribuable, doit être acceptée par la commission des dations.
• Le don
  Il s’agit d’une libéralité qui doit recevoir l’accord du donataire. Il est effectif dès que l’acte de donation ou le document attestant du don est signé et que le conseil général l'a accepté. Le donateur peut assortir son don de conditions particulières d’exploitation des documents.

• Le legs
  Il se rapproche dans sa nature du don, mais est effectif à la mort du donateur.
• Le dépôt 
  Il s’agit d’un mode d’entrée à titre précaire. Le déposant confie la conservation des documents aux archives départementales, mais en reste propriétaire. Il peut assortir le dépôt de conditions particulières d’exploitation des documents formalisées dans un contrat de dépôt.

• Le prêt pour reproduction
  Les documents sont confiés aux archives départementales le temps de leur reproduction. Les conditions particulières d’exploitation des reproductions sont fixées par une convention.

 
Nous confier vos archives

Si vous désirez nous confier vos archives, il convient en premier lieu de prendre contact avec les archives départementales de Meurthe-et-Moselle (formulaire de contact) en décrivant les documents que vous souhaitez céder, leur contenu présenté de manière sommaire, leur volume et leur mode de conditionnement (boîte, registre, carton, sac…). Il sera alors convenu d’un rendez-vous pour déterminer l’intérêt historique, scientifique ou artistique des archives ainsi que les modalités d’entrée dans le service.

Dans le cas où vous n’êtes pas propriétaire d’archives mais que vous avez connaissance d’une menace de destruction de documents privés intéressants (à la suite d’une fermeture d’entreprise, d’une cessation d’activité d’association, d’un déménagement, d’un décès, etc.) ou d’une vente d’archives privées par des particuliers ou des marchands, il vous est possible d’en informer les archives départementales.

 
Gérer vos archives personnelles

Retrouvez sur le site Service-public.fr les délais minima de conservation de vos papiers personnels.

Il est primordial de conserver tout document récapitulant sa carrière et ceux pouvant servir dans le calcul des droits à la retraite. Passé un certain délai, il peut être difficile d’en récupérer une copie, parce que l’entreprise ou l’employeur n’existe plus ou a éliminé ses archives. De même, Pôle emploi ne conserve que pendant un temps assez court les dossiers clos d’allocation chômage.

Outre les différents diplômes acquis, conserver les copies de ses bulletins de notes peut se révéler fort utile, notamment dans le cadre d’une reprise d’études universitaires ou pour prouver sa présence sur le sol français lors d’une demande de naturalisation. Les établissements scolaires ne sont pas toujours en mesure de retrouver les traces du passage d’un élève dans l’établissement et de délivrer un certificat de scolarité, notamment dans le cas d’un établissement privé. De même, les documents relatifs à la formation en apprentissage ne sont pas conservés par les archives départementales, mais – et pendant un certain temps seulement – par les centres de formation d’apprentis.