Quelles sont les obligations légales de la commune en matière de conservation des archives ?

• Le budget de conservation : selon le deuxième alinéa de l’article L. 2321-2 du Code général des collectivités territoriales, les frais de conservation des archives communales font partie des dépenses obligatoires des communes. À ce titre, la commune assure donc l’aménagement du bâtiment et l’agencement des locaux (dont les rayonnages) destinés à recevoir les archives, la conservation préventive et curative des documents (boîtes d’archives adaptées, classement et chemisage des dossiers, restauration des documents), ainsi que leur classement et leur communication.
• Le récolement : Après chaque renouvellement de municipalité, un transfert de responsabilité s’effectue entre le maire sortant et le maire entrant, y compris s’il s’agit de la même personne. Le nouveau maire (ou le maire réélu) doit dresser un procès-verbal de récolement qui tient lieu de décharge pour le maire sortant et de prise en charge pour le maire entrant. Le récolement consiste à établir un état sommaire des archives et de leurs principales typologies (délibérations, état civil, cadastre, permis de construire…) et à vérifier l'exactitude des informations contenues dans l'inventaire… quand il y en a un.

 
Le classement des archives

* Comment connaître la destination finale d’un document ?

Après un certain délai, appelé durée d’utilité administrative, les documents d’archives font l’objet d’une sélection : certains sont détruits, certains sont conservés. Les délais de conservation, les critères de tri et le plan de classement des archives définitives sont précisés, pour les communes et les établissements publics de coopération intercommunale :

• par la loi du 29 avril 1924 et l’arrêté du 31 décembre 1926 sur les archives communales antérieures à 1980,
• par l’instruction DPACI/RES/2004/01 sur les archives liées à l’organisation des élections politiques et professionnelles (2004).
• par l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/019 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunales (2009),
• par l’instruction relative au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques (2014),
• par l’instruction DGPA/SIAF/2021/001 sur les archives de la commande publique (2021).
• par l’instruction DGPA/SIAF/2023/010 relative à l’archivage des documents d’autorisations d’urbanisme (2024)

Les archives départementales sont à la disposition des communes et EPCI pour apporter des conseils sur le classement des archives mais ne proposent pas d’intervention ou de prestation pour effectuer le classement à leur place. Il est possible pour ces collectivités de faire appel au centre de gestion de Meurthe-et-Moselle qui propose des prestations payantes sur établissement préalable d’un devis.

* Comment préparer une élimination ?

Toute élimination d’archives publiques – y compris de données numériques - sans le visa du directeur des archives départementales est proscrite.

Procédure à suivre :

1) Compléter le bordereau d’élimination.

2) L’envoyer en version électronique pour relecture aux archives départementales.

3) Faire signer le bordereau par son responsable.

4) Envoyer le bordereau signé en trois exemplaires papier ou un exemplaire électronique aux archives départementales.

5) À réception du bordereau visé, organiser la destruction physique sécurisée des documents.

  

 
La conservation des archives

* La conservation matérielle

Les dossiers d'utilité courante ou fréquente sont conservés dans les bureaux ou dans un local fermé à clé situé à proximité immédiate, d’accès facile mais sécurisé, et non directement accessible au public. Sans nécessairement investir dans une armoire forte, il convient tout particulièrement de ranger les registres de l’état civil hors de portée du public. Les documents à conserver doivent être organisés et classés par domaine de compétence et grande typologie documentaire, en reprenant autant que possible les intitulés des instructions énumérées ci-dessus. Chaque boîte doit porter un identifiant du contenu : typologie, dates extrêmes.

Dans le cas où les archives subissent un sinistre, il est nécessaire d’en informer immédiatement les archives départementales, en indiquant quels documents ont été touchés ou détruits.

* Le dépôt aux archives départementales

Les articles L 212-11 et L 212-12 du code du patrimoine stipulent que :

- Les archives produites ou reçues par les communes de moins de 2 000 habitants

1° Peuvent être confiées en dépôt, par convention, au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci, dans des conditions déterminées par décret en Conseil d'État ;

2° Sont déposées au service départemental d'archives compétent à l'expiration d'un délai de cent vingt ans pour les registres de l'état civil et de cinquante ans pour les autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif. Toutefois, après déclaration auprès du représentant de l'État dans le département et accord de l'administration des archives, la commune peut conserver elle-même ses archives ou les confier au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elle appartient ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci, dans les conditions prévues au 1°.

- Les archives produites ou reçues par les communes de 2 000 habitants ou plus peuvent être déposées par le maire, par convention :

1° Au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci, dans des conditions déterminées par décret en Conseil d'État ;

2° Au service départemental d'archives compétent à l'expiration d'un délai de cent vingt ans pour les registres de l'état civil et de cinquante ans pour les autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif.

Le dépôt est prescrit d'office par le représentant de l'État dans le département, après une mise en demeure restée sans effet au bout d'un délai de six mois, lorsqu'il est établi que la conservation des archives d'une commune n'est pas convenablement assurée (L 212-13).

Les documents mentionnés aux articles L. 212-11 à L. 212-13, déposés par le maire, restent la propriété de la commune. La conservation, le classement et la communication des documents d'archives communales déposés sont assurés dans les conditions prévues pour les archives départementales proprement dites. Il n'est procédé, dans les fonds d'archives communales déposés aux archives du département, à aucune élimination sans l'autorisation du conseil municipal.

* Comment préparer un dépôt ?

1) Prendre contact avec les archives départementales pour organiser une visite.

2) Classer ses dossiers dans un ordre logique selon les préconisations du tableau de tri.

3) Retirer les matériaux non désirés (trombones, pochettes plastiques, élastiques…), reconditionner dans des chemises de couleur claire et dans des boîtes de 8 à 15 cm.

4) Compléter le bordereau de versement et le volet amiante.

5) L’envoyer pour relecture aux archives départementales.

6) Le faire signer par son responsable.

7) Prendre rendez-vous avec les archives départementales pour le versement.

  

 
Et mes données numériques ?

Les données numériques sont des archives publiques au même titre que les documents sur papier. Par conséquent, la même réglementation et les mêmes procédures s’appliquent.

Les archives départementales peuvent vous proposer un accompagnement spécifique à la gestion de vos données numériques : réorganisation d’arborescence sur un serveur de fichiers partagé, renommage des fichiers, préparation des éliminations et d’un futur versement.

Le support numérique exige une rigueur totale pour l’identification des données et de leur place dans le plan de classement, dans l’élaboration d’un plan de nommage des fichiers et dans son application, dans le suivi des procédures mises en place pour la récupération des données hors application d’origine et pour leur conservation.

 
La communication des archives

* Que communiquer ?

Les archives publiques sont propriété publique et donc accessibles à tous c'est à dire :

- À toute personne justifiant de son identité ;

- À tout conseiller municipal dans les limites de ses attributions (délégation du maire dans un domaine attribué) ;

- À tout service producteur.

Consacré à l'article L. 213-1 du Code du patrimoine, le principe de libre communicabilité des archives signifie que les documents administratifs sont librement communicables, notamment sur le fondement du code des relations entre le public et l’administration, et restent communicables de plein droit et sans restriction après leur versement aux archives départementales.

En revanche, les documents qui comportent des intérêts ou des secrets protégés (actes d’état civil, données à caractère personnel, secret médical, secret en matière commerciale et industrielle, etc.) ne deviennent communicables que passé certains délais qui s’échelonnent de 25 à 120 ans selon la nature de ces intérêts. Le régime d'accès aux archives publiques est fixé par les articles L. 213-1 à 213-8 du Code du patrimoine et par le livre III du Code des relations entre le public et l’administration.

Les personnes qui le demandent ont droit à la communication des documents administratifs à caractère nominatif les concernant, sans que des motifs tirés du secret de la vie privée, du secret médical ou du secret en matière commerciale et industrielle, portant exclusivement sur des faits qui leur sont personnels, puissent leur être opposés. En revanche, si ces documents comportent également des informations non communicables concernant des tiers, il faudra effectuer une communication des documents par extrait.

En cas de refus de communication lui semblant abusif, le demandeur peut exercer un recours gracieux auprès de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), qui établit un rapport annuel rendu public.

* Où communiquer ?

La consultation des documents doit se faire sur place dans un espace dédié, sous la surveillance d’un agent. L'accès direct du public au local ou aux meubles de conservation des archives est prohibé.

La communication et le prêt à l'extérieur sont interdits, même si le demandeur est membre du conseil municipal, un historien local, un professeur, etc. Le prêt à l’extérieur n'est autorisé que pour des expositions, les documents n'étant alors pas envoyés par la Poste mais convoyés.