Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. (Code du patrimoine, article L 211-1)

La loi distingue deux types d’archives :

• Publiques : produites par les administrations publiques ou par un organisme privé dans le cadre d’une mission de service public
• Privées : particuliers, entreprises, associations…

Tous les documents ne sont pas conservés pour les mêmes raisons ou avec la même finalité, ils ont des valeurs documentaires différentes :

• Valeur administrative pour la continuité de l’action publique ;
• Valeur de preuve pour la justification des droits ;
• Valeur patrimoniale pour la documentation de l’histoire.

À la fin de l'âge intermédiaire, une sélection est effectuée pour déterminer quels documents seront éliminés et quels documents seront conservés définitivement. La durée pendant laquelle les documents doivent être conservés avant la sélection est appelée durée d'utilité administrative (DUA). Elle est fondée sur des délais réglementaires (ex. prescription) ou déterminée selon les besoins fonctionnels du service producteur.

Les missions des archives départementales

Le directeur des archives départementales est un agent de l’État. Il exerce le contrôle scientifique et technique sur tous les producteurs d’archives publiques du territoire départemental par délégation du préfet.

Les services d’archives départementales ont six grandes missions :