Quelles sont mes obligations en tant que producteur d’archives publiques ?

• Les agents sont responsables des archives qu’ils produisent dans le cadre de leur activité ;
• Les archives ayant vocation à être conservées définitivement doivent être obligatoirement versées auprès du service d’archives territorialement compétent ;
• Toute élimination est soumise au visa du directeur des archives départementales ;
• Toute destruction non autorisée et tout détournement d’archives publiques sont passibles de 45 000 euros d’amende et de 3 ans d’emprisonnement.

 
Quels outils pour trier mes archives ?

• Les tableaux de tri (accessibles auprès des Archives départementales)
• Des circulaires de tri (disponibles sur FranceArchives) et particulièrement l’instruction de 2009 sur les archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunales ; et l’instruction de 2021 sur les archives de la commande publique.

 
Comment préparer une élimination ?

Toute élimination d’archives publiques – y compris de données numériques - sans le visa du directeur des archives départementales est proscrite.

1) Compléter le bordereau d’élimination.

2) L’envoyer en version électronique pour relecture aux archives départementales.

3) Faire signer le bordereau par son responsable.

4) Envoyer le bordereau en 3 exemplaires papier ou 1 exemplaire électronique aux archives départementales.

5) A réception du bordereau visé, organiser la destruction physique sécurisée des documents.

 
Comment préparer un versement ?

1) Prendre contact avec les archives départementales pour organiser une visite.

2) Classer ses dossiers dans un ordre logique selon les préconisations du tableau de tri.

3) Retirer les matériaux non désirés (trombones, pochettes, plastiques, élastiques…), reconditionner dans des chemises de couleur claire et dans des boîtes de 8 à 15 cm.

4) Compléter le bordereau de versement et le volet amiante.

5) L’envoyer pour relecture aux archives départementales.

6) Le faire signer par son responsable.

7) Prendre rendez-vous avec les archives départementales pour le versement. Il revient au service d’apporter les boîtes aux archives départementales.

 
Et mes données numériques ?

Les données numériques sont des archives publiques au même titre que les documents papier. Par conséquent, la même réglementation et les mêmes procédures s’appliquent.

Les archives départementales peuvent vous proposer un accompagnement spécifique à la gestion de vos données numériques : réorganisation d’arborescence sur un serveur de fichiers partagé, renommage des fichiers, préparation des éliminations et d’un futur versement.