Quelles sont les obligations légales du notaire en matière de gestion de ses archives ?

Les notaires et les officiers publics ou ministériels sont tenus de verser, à l'issue d'un délai de 75 ans pour les premiers et 25 ans pour les seconds, leurs répertoires et minutes, qui sont des documents d’archives publiques, dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France (Code du patrimoine, art. R 212-15).

 
Comment préparer son versement de minutes et de répertoires ?

• Prendre contact avec les archives départementales pour organiser une visite.
• Ranger les minutes par notaire et dans l’ordre chronologique, puis les mettre dans des boîtes d’environ 10 cm en leur donnant un numéro d’ordre (de 1 à ∞). Le contenu de la boîte doit être mentionné dans le bordereau de versement : numéro, nom du notaire, typologie, dates extrêmes des documents. Le même travail doit être fait pour les répertoires avec une numérotation au registre.
• Finaliser le bordereau de versement et remplir le volet amiante.
• L’envoyer pour relecture et validation aux archives départementales.
• Faire signer le bordereau validé par le notaire responsable du versement et le transmettre aux archives départementales.
• Prendre rendez-vous avec les archives départementales pour le versement. Il revient à l’étude d’apporter les boîtes aux archives départementales ou de faire appel à un déménageur : charger les archives en respectant l’ordre des boîtes et des registres.

Si des documents sont endommagés ou présentent des risques de dégradations (humidité, champignons, déjections animales, papiers brûlés, déchirés, etc.), il convient d’en avertir immédiatement les archives départementales et de le mentionner dans la partie commentaire du bordereau de versement.

Le versement des minutes et répertoires est un acte gratuit. En revanche, l’étude peut être amenée à engager des frais sur le matériel de conservation (achat de boîtes d’archives, etc.) et lors du transfert des documents (location d’un véhicule, déménageur, etc.)

 
Et les autres documents ?

Seuls les minutes et répertoires ont le statut d'archives publiques. Les autres documents produits et conservés par les études notariales (expéditions, dossiers clients, registres de comptabilité, etc.) sont des archives de nature privée, dont le transfert aux Archives départementales ne constitue pas une obligation légale.

Toutefois, ces archives peuvent constituer de précieux éléments d’information pour la recherche historique et scientifique autour du département ou de la région, notamment les dossiers d’entreprises ou de personnalités, que les archives départementales peuvent collecter au titre de leur intérêt. Aussi, si vous désirez nous confier vos archives privées, il convient en premier lieu de prendre contact avec les archives départementales de Meurthe-et-Moselle (formulaire de contact) en décrivant les documents que vous souhaitez céder, leur contenu présenté de manière sommaire, leur volume et leur mode de conditionnement (boîte, registre, carton, sac…). Il sera alors convenu d’un rendez-vous pour déterminer l’intérêt historique, scientifique ou artistique des archives ainsi que les modalités d’entrée dans le service.

 
Aménager son local d’archives

Il convient de se référer aux pages 14 à 20 du guide « Bien gérer les archives notariales ».

Pour garantir des conditions de conservation adéquates des minutes et des répertoires, il est nécessaire de conserver les minutes dans des boîtes d’archives, à l’abri de la poussière et de la lumière. Afin de faciliter le travail de recherche et l’identification des documents lors de la préparation du versement, il convient de noter sur la boîte le nom du notaire et les dates extrêmes des minutes. Les boites sont ensuite rangées par ordre chronologique, sur des rayonnages, de préférence métalliques, au minimum à 10 cm de hauteur, et non à même le sol, dans des locaux réservés exclusivement à l’archivage et nettoyés régulièrement.

Afin de prévenir un dégât des eaux, il est préférable qu’aucune canalisation ne passe dans les salles destinées à l’archivage des minutes et des répertoires. De même, si l’étude est située en zone inondable ou près d’un cours d’eau, des salles en hauteur sont à privilégier par rapport à des salles au rez-de-chaussée ou en sous-sol. Les locaux d'archives ne doivent pas subir de variation de température et d'hygrométrie trop importante au cours de l'année. Un grenier, une cave ou un garage non isolés ne sont donc pas préconisés pour entreposer les archives.

Il est possible d’externaliser la conservation des minutes et répertoires auprès d’un titulaire muni d’un agrément. La liste des prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier est tenue à jour par le Service interministériel des Archives de France et consultable sur FranceArchives (https://francearchives.gouv.fr/fr/article/26287438). Une déclaration préalable d’externalisation d’archives publiques courantes et intermédiaires doit être adressée aux archives départementales de Meurthe-et-Moselle. Un contrat de dépôt doit être établi, précisant la nature et le support des archives confiées en externalisation, le contenu précis des prestations et résultats attendus, les garanties, les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l’administration des archives et de leur restitution au déposant au terme du contrat. Même si leur conservation est externalisée, le notaire reste responsable des minutes et des répertoires qui ne sont pas encore versés aux archives départementales et doit en garantir leur intégrité.

Dans le cas où les minutes et répertoires subissent un sinistre, que ce soit à l’étude ou dans un site externalisé, il est nécessaire d’en informer immédiatement les archives départementales, en indiquant quels documents ont été touchés ou détruits.