Pour les documents qui n'ont pas encore atteint le délai de libre communicabilité, autres que les registres et archives du recrutement militaire (ut infra), il est possible de solliciter une dérogation, instruite par les archives départementales et accordée par le ministre de la Culture après avoir recueilli l'avis du service versant (voir le Code du patrimoine, L. 212-2).

Pour les registres et archives du recrutement militaire, suivant la date du document demandé, la dérogation est instruite et accordée par la direction des archives départementales, par délégation du ministre de la Culture.

Les délais de communicabilité des archives privées et leurs conditions de reproduction sont définis par le propriétaire lors de la cession ou du dépôt des documents aux archives départementales, et dans le respect de la réglementation en matière de droits de la propriété intellectuelle et du respect de la vie privée (notamment pour la réutilisation des tirages photographiques).