Archives communales

Les procédures de traitement : fiche méthodologique

1. Quatre instructions du ministère de la culture stipulent, par domaine de compétence et type de document produit et géré par les communes et les établissements publics de coopération intercommunale, la « durée d’utilité administrative » (durée pendant laquelle la commune doit conserver les documents dans les locaux de la mairie) et le « sort final » (conservation en totalité ou sous forme d’échantillon, ou destruction).

La déclinaison de chaque compétence est précédée par une introduction à lire attentivement en totalité.

2. Pour les éliminations, la destruction matérielle d’archives papier ou de données électroniques publiques est interdite sans le visa du directeur des archives départementales, au titre du contrôle scientifique et technique de l’État. Ce visa est à solliciter par bordereau d’élimination dont le site des archives départementales diffuse le formulaire en ligne (https://archives.meurthe-et-moselle.fr/que-faire-de-vos-archives/les-archives-publiques/%C3%A9limination-darchives-publiques), avec les explications sur la façon de le remplir.

3. Les documents à conserver doivent être organisés et classés par domaine de compétence et grande typologie documentaire, en reprenant autant que possible les intitulés des instructions énumérées ci-dessus. Chaque boîte doit porter un identifiant du contenu : typologie, dates extrêmes.