Versement d'archives

En raison du déménagement à venir des archives départementales sur un nouveau site, les versements d'archives publiques sont suspendus jusqu'à la fin de l'année 2017, pour plus d'informations se reporter à la rubrique "suspension des versements".

Le versement est un ensemble cohérent d’archives provenant d’un même service.

Les archives de plusieurs services ne peuvent être groupées dans un même versement.

Comment préparer un versement ?

  • Mettre en ordre les dossiers intellectuellement et matériellement.
    Vérifier qu’ils sont groupés selon les différentes attributions du service et à l’intérieur de celles-ci, par affaire suivant la logique de travail du bureau ou de la cellule qui les traite.
    Vérifier que les titres des chemises correspondent à leur contenu et que les dates qui figurent sur les dossiers sont exactes.
  • Conditionner les dossiers en boîtes solides (ni trop remplies, ni trop peu) et numéroter les boîtes de 1 à n.
    Les boîtes sont numérotées à la suite, sans bis, ter ou exposant. Seule la cote figure au dos de la boîte, les autres mentions sont superflues.
  • Renseigner le bordereau de versement de façon précise et complète.
    Pour l'intitulé des services, il convient dans la mesure du possible de se référer au tableau de tri. Les dates extrêmes sont à reporter avec exactitude.
  • Transmettre le bordereau aux archives départementales.
    Le versement n'intervient qu'après que le directeur des archives départementales a accepté le bordereau et qu'une date a été fixée en concertation.
  • Le transfert des archives à verser incombe au service versant.