Transfert d'archives

RÉORGANISATION DE L’ADMINISTRATION PUBLIQUE : QUE DEVIENNENT LES ARCHIVES ?

Plusieurs mesures législatives ont conduit récemment à la recomposition de la répartition et des périmètres de compétences des administrations publiques : celles des services déconcentrés de l’État dans le cadre de la création des nouvelles régions ; celles du Département dans le cadre de la création de la Métropole du Grand Nancy ; enfin celles des établissements publics de coopération intercommunale (EPCI).

Dans tous ces cas de figure, les transferts de compétences induisent les transferts des archives et données à l’appui de leur exercice. La traçabilité de ces transferts, tant au plan matériel que juridique, passe par l’établissement d’un protocole assorti d’un bordereau qui récapitule de façon précise la nature, la typologie et les dates extrêmes des dossiers ou données transférés.
Un modèle de protocole et de bordereau de transfert, avec un vademecum, est proposé pour accompagner les services dans cette démarche. Le modèle concerne des transferts entre collectivités territoriales, mais il peut être adapté aux services déconcentrés de l’État entre eux ou aux transferts entre service de l’État et service d’une collectivité.

Dans le cas des EPCI, plus complexe, le préfet de Meurthe-et-Moselle a diffusé une instruction aux présidents des EPCI fusionnés ou dissous en 2017, dont les grandes lignes sont reprises ici.
Aux termes de la révision de la carte de l’intercommunalité en Meurthe-et-Moselle, le nombre des établissements publics de coopération intercommunale à fiscalité propre est réduit et leur périmètre élargi par fusion ou reconfiguration des actuels EPCI. De nouvelles collectivités territoriales sont créées.

Que deviennent les archives issues du fonctionnement d’un EPCI fusionné ?

  • Les archives dont la durée d’utilité administrative est arrivée à échéance doivent, si elles ne présentent aucun intérêt historique, être éliminées dans le respect des dispositions prévues aux articles L 212-2, L 212-3, R 212-14 et R 212-51 du Code du patrimoine, et ce avant la fusion. Le visa du directeur des archives départementales est requis avant toute destruction, sur présentation d’un ou plusieurs bordereaux d’élimination (le modèle est téléchargeable sur le site des archives départementales : Les archives publiques). 
  • Les dossiers dont la durée d’utilité administrative n’est pas encore arrivée à échéance sont transférés au nouvel EPCI. Le transfert s’accompagne d’un protocole de transfert (le modèle est téléchargeable sur le site des archives départementales : Les archives publiques) qui tient lieu de décharge/prise en charge ; une copie en est remise au directeur des archives départementales. Une fois la durée d’utilité administrative échue, le nouvel EPCI peut procéder à l’élimination selon la procédure réglementaire.
  • Les archives dont la durée d’utilité administrative est arrivée à échéance et qui relèvent d’une conservation définitive doivent être transférées :
    • soit aux archives du nouvel EPCI, moyennant la signature d’un protocole de transfert dont une copie sera transmise au directeur des archives départementales ;
    • soit aux archives départementales de Meurthe-et-Moselle, si ce service est en capacité de recevoir ces archives, moyennant l’envoi préalable d’un bordereau de dépôt. Un modèle de bordereau de versement, qui sert aussi de bordereau de dépôt, est téléchargeable sur le site des archives départementales : Versement d'archives.

Les durées d’utilité administrative auxquelles sont soumises archives produites ou gérées par un EPCI sont déterminées par des instructions conjointes du Service interministériel des Archives de France (ministère de la Culture) et de la direction générale des collectivités locales (ministère de l’Intérieur). Elles déterminent aussi le sort final à appliquer : élimination, conservation par échantillonnage après tri, ou conservation intégrale, avec les références aux textes règlementaires (voir paragraphe ci-après).

Durée d’utilité administrative et sort final des différents types de dossiers produits et gérés par les EPCI

Les dossiers produits dans le cadre des compétences dites transversales, communes à toutes les collectivités (assemblées et instances consultatives, ressources humaines, patrimoine mobilier, immobilier et foncier, affaires juridiques et assurances, finances, marchés publics, contrôle et évaluation, relations internationales, communication, archives, documentation, informatique) relèvent de l’instruction de 2009 : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3217.

En ce qui concerne les compétences non transversales, chaque EPCI endosse celles qui lui ont été confiées par les communes adhérentes. Elles varient donc d’un EPCI à l’autre. Des préconisations sur le tri et la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques (22/09/2014) sont publiées sur le site du Service interministériel des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/8845.
Elles peuvent être complétées, pour les compétences exercées anciennement par les communes, par l’instruction de 1993 sur le tri et la conservation, aux archives communales, des archives postérieures à 1982 : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/958.

Le transfert de la compétence archives des communes adhérentes à l’EPCI

L’article L 212-6-1 du Code du patrimoine reconnaît aux groupements de collectivités la propriété de leurs archives et leurs responsabilités dans la conservation, la communication et la mise en valeur de ces dossiers.

Un groupement de collectivités territoriales a la possibilité soit de créer un service d’archives (ou au minimum d’intégrer la compétence des archives à son organigramme) pour gérer les archives qu’il produit, soit de confier la conservation de ses archives, par convention, à une des communes membres déjà pourvue d’un service pour déposer les archives de l’intercommunalité, soit de les déposer aux archives départementales.

Dans un souci de réciprocité, les articles L 212-11 et 12 du Code du patrimoine permettent à une commune membre d’un groupement de collectivités territoriales de confier ses archives, soit au service d’archives créé par le groupement, soit à la commune membre désignée par ce dernier pour accueillir les archives, soit de les déposer aux archives départementales selon la procédure requise (cf. A.3.).

Pour les communes de moins de 2 000 habitants, les dispositions de la loi du 21 décembre 1970 (Code du patrimoine, art. 212-11) ont été assouplies. Elles peuvent, par dérogation et sur arrêté pris par le préfet, déposer l’ensemble de leurs archives auprès du groupement de collectivités dont elles font partie, ou auprès du service d’archives de la commune membre désignée par le groupement pour accueillir ses archives.

En aucun cas ces dépôts, y compris aux archives départementales, ne relèvent de la mutualisation des moyens et ne s’accompagnent d’un transfert de propriété : chaque collectivité reste propriétaire des archives produites et gérées. Des fonds de collectivités différentes doivent être conservés, même dans un espace partagé, de façon distincte (au moins au niveau de la cotation).