Élimination d'archives publiques

À l'expiration d'une période d'utilisation courante par les services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus, les documents font l'objet d'un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d'un intérêt administratif et historique, destinés à l'élimination.

La liste des documents destinés à l'élimination est fixée en accord avec l'autorité qui les a produits ou reçus et les archives départementales (cf. Code du patrimoine, livre II, art. L. 212-3).

Des amendes et des peines d'emprisonnement sont prévues par le Code du Patrimoine en cas de détournement, d'aliénation ou de destruction d'archives publiques.

Un bordereau d'élimination


Le bordereau d'élimination est une pièce réglementaire.

En signant le bordereau, le chef de service qui a produit les documents, atteste que ceux-ci n'ont plus d'utilité, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu'à sa connaissance, il n'y a plus de recours possible sur les dossiers concernés.

Le directeur des archives départementales atteste que les documents n'ont pas d'utilité historique et autorise en conséquence la destruction des documents. Son visa décharge l'administration d'origine de toute responsabilité.

L'élimination matérielle des documents


Le bordereau d'élimination est envoyé en trois exemplaires aux archives départementales.

Après visa du directeur, ce service renvoie au service versant un exemplaire qui doit être soigneusement conservé.

Ce n'est qu'à réception de cet exemplaire qu'il peut être procédé à l'élimination matérielle des documents.

Il appartient à l'administration de prendre toute disposition nécessaire pour que la confidentialité des documents soit respectée. Elle peut exiger un certificat de la société chargée de la destruction.

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